Rakennus- ja kiinteistöala on Suomen suurin yksittäinen liiketoiminnan sektori, sillä se vastaa jopa kolmannesta bruttokansantuotteesta. Kiinteistöalalla toimii monipuolisesti erilaisia palveluja tarjoavia yrityksiä, kuten kiinteistönhoito, siivouspalvelut ja isännöinti. Alan yritykset ovat useimmiten erikoistuneet tietyn palvelun tarjoamiseen. Palvelujen avulla varmistetaan, että kiinteistöt ovat viihtyisiä, turvallisia ja toimivia.
Kiinteistöalan palvelut ja tehtävät
Kiinteistönhoidon palveluihin kuuluu kiinteistön rakenteiden ja osien kunnossa- ja ylläpito sekä teknisten järjestelmien korjaaminen ja piha-alueiden hoitaminen. Monia kiinteistöjen tiloja tulee myös puhdistaa säännöllisesti. Siivouspalvelujen avulla pidetään kiinteistöt kunnossa ja samalla vaikutetaan myös ihmisten hyvinvointiin, kun ympäristö on viihtyisä.
Kiinteistöalan tehtäviä on monia aina teknisistä tehtävistä asiakaspalveluun sekä erilaisiin johto-, esimies- ja myyntitehtäviin. Lisäksi tehtäviin kuuluu erilaisia hallintotehtäviä, joissa käytössä on kiinteistönhallintajärjestelmiä tai muita työkaluja. Työssä korostuu erityisesti itsenäisyys, ryhmätyötaidot, asiakaspalvelutaidot ja vastuullisuus. Alan yritykset voivat myös erikoistua kiinteistöjen turvapalveluihin, isännöintiin sekä teknisiin palveluihin, joihin kuuluu lämpö, vesi, sähkö ja ilmastointi sekä toimitilapalvelut.
Isännöitsijän rooli
Isännöitsijän roolina on olla kiinteistöyhtiön tai asunto-osakeyhtiön operatiivinen johtaja, joka on mukana hallituksen ja yhtiökokouksen antamissa päätöksissä ja johtaa yhtiötä niiden mukaisesti. Isännöitsijä huolehtii taloyhtiön hallinnosta, kirjanpidosta ja varainhoidosta sekä myös muun arjen pyörittämisestä.
Isännöitsijän vastuulle kuuluvat taloyhtiön monet eri asiat, kuten palveluiden kilpailutusten hoitaminen ja häiriötilanteiden selvittäminen. Tehtäviin kuuluu myös huoltojen, siivousten ja korjausten koordinointi sekä edustaminen sopimuskysymyksissä. Isännöitsijä tarjoaa tarvittaessa hallitukselle neuvoja, jotka auttavat päätöksenteossa.
Isännöitsijän työskentely perustuu monien kiinteistöön liittyvien asioiden hallintaan, joihin kuuluvat hallinto, talous ja myös juridinen puoli. Eettiset ohjeet sisältävät muun muassa huolellisen toiminnan tilaajan edun mukaisesti, toimialan lainsäädäntöjen tuntemisen, avoimuuden edistämisen sekä ammattitaidon ylläpidon ja kehittämisen.
Isännöitsijän CRM-järjestelmät
Kiinteistöalalla on useita tehtäviä riippuen mistä kiinteistönhoidon palveluista on kyse. Tämä tarkoittaa sitä, että erilaisia työkaluja ja järjestelmiä voi olla useita. Teknologian kehityksen myötä markkinoilta löytyy monia erilaisia työkaluja avuksi tehtävien hallinnassa.
Riippuen tehtävistä, kiinteistöalalla joutuu käsittelemään muun muassa suoraveloituksia, erilaisia valtakirjoja, vikailmoituksia, asunnonvaihtoja ja paljon muuta. Erityisesti isännöitsijälle kuuluu kokouspöytäkirjojen ja erilaisten muistioiden tekeminen, asukkaiden tiedottaminen, taloushallinto, ja huoltopyynnöt.
Kiinteistöhallinta ja isännöitsijän tehtävät hoituvat parhaiten keskittämällä kaikki yhteen ja samaan järjestelmään. Monet CRM-järjestelmät eli asiakkuudenhallintajärjestelmät ovat todella hyödyllisiä asiakkuuksien hallintaan ja monien tehtävien hoitamiseen. Työntekoa helpottaa huomattavasti, kun käytettäviä järjestelmiä on vähemmän ja kaikki hoituu samalla alustalla.
CRM-järjestelmä tekee isännöitsijän tehtävistä helpompaa
Monesti isännöistijätoimiston asiakkuudenhallinta tapahtuu useita eri kanavia pitkin. Tämä voi vaikeuttaa asioiden hoitamista. CRM eli asiakkuudenhallintajärjestelmä tekee isännöitsijän tehtävistä huomattavasti helpompia, sillä kaikki tieto löytyy samasta paikasta.
Kaikista kontakteista jää myös jälki ja järjestelmään voi myös kirjata asiat, jotka asiakkaan kanssa täytyy vielä hoitaa. Näin mikään ei unohdu ja jos tiimiin kuuluu useampi henkilö, kaikki näkevät kätevästi samat tiedot, eikä väärinkäsityksiä pääse syntymään ja asiakkaat on helpompi pitää ajan tasalla. Useat CRM-järjestelmät voi myös integroida muiden järjestelmien kanssa, mikä tekee niiden käyttöönotosta myös helpompaa.
